就職活動では、就労条件が合わなかったり他の希望の企業の就職が決まったりすることで、「内定辞退」をすることは良くあることです。

しかし、いざ断るとなると「どうやって伝えたらいいのだろう」「失礼のないようにしたい」と頭を抱えることもありますよね。

この記事では、内定辞退メールのついての注意点や伝え方などを詳しく解説します。例文もありますので活用してくださいね！

内定辞退とは？

内定辞退とは、企業から出た内定を内定者が辞退することを言います。
内定を辞退する理由は、「条件面で折り合いがつかなかった」「他社への内定が決まった」「合わないと感じた」など人によって様々です。

転職エージェントなどを利用した時は基本エージェント経由で行いますが、自分で求人に応募した時は自分で連絡をとる必要があります！

内定辞退の連絡はメールでもいいの？メールのメリットとデメリット

結論から申し上げますと、内定辞退の連絡はメールでも電話でもどちらでも問題ありません。
なので、電話で断ることに抵抗がある方はメールを選択するとよいでしょう。

それでも、今まで時間を割いてもらった企業に「メールで伝えることは失礼に当たらないか？」と感じる方も少なくないでしょう。
内定辞退の連絡をメールで伝えるメリットとデメリットを見ていきましょう！

内定辞退をメールで行うメリット

• 用件を整理してしっかり伝えられる
• 文面として残ることで報告漏れを防ぐ
• 相手の時間を拘束しない

内定辞退をメールで行うデメリット

• 見落とされる場合がある
• 電話で伝えてほしいという人の思いに答えられない

ビジネスの場では、日々何十通もメールが届くので、メールを見落としてしまうリスクがあります。
メールを送ってからしばらく返信がない場合は、再度メールか電話で確認をおすすめします。

また、会社によっては、電話での連絡が好ましい場合もあります。例えば、就職活動時に電話連絡が多かった企業などです。その場合は、電話で伝えると相手へ誠意が伝わるでしょう。

内定辞退をメールでする時の注意点

内定辞退をする時に大切なのは「スピード」です。

1人に内定を出している時点で、企業は他の選考を調整している場合があります。返信の目安は内定通知から遅くても１週間以内ですが、決まった時点で早めに伝えましょう。

内定辞退のメールでの伝え方

内定辞退を伝える時に、大切なのは「簡潔」と「誠意」です。

メールでだらだらと長い文章を書いてしまうと、大切なことが伝わりにくくなってしまいます。相手へ伝わるかどうかを考え簡潔にまとめましょう。
またメールをしっかり読んでもらえるために、「件名」を見て一目で内容が分かるような書き方をおすすめします。

1人の内定を出すまでに、企業側には時間やお金のコストがかかっています。書類審査や面接で貴重な時間割いてくれた感謝と、断ることへのお詫びをこめるようにします。誠意を忘れずに対応するようにしましょう！

内定辞退のメール構成

メールの内容は、主に下記の4つの内容で構成します。

1. 内定通知のお礼
2. 「内定を辞退させていただきたい」という断る言葉
3. お断りすることへのお詫び
4. 結びの挨拶

辞退の理由は必ず必要というわけではありませんが、伝えることでやりとりがスムーズになります。
例えば、中には条件を変更し引き止めてくる企業や、今後のために理由を聞いてくる企業もいます。そうなる前に、「他社の内定を承諾することにした」「現職に留まることにした」簡潔に伝えることで、連絡の回数を減らすことができるでしょう。
「他社の内定を承諾することにした」場合は、どこの会社へと言うのは言わないのがベターです。

また家庭の事情などでやむを得ず辞退する場合は、説明して詫びることがおすすめです。なぜなら、状況が変わった時に再度応募しやすくなるかもしれないからです。やむを得ない事情で内定辞退する時は、「機会があれば改めて選考していただきたい」という前向きな姿勢を見せましょう！

内定辞退のメール例文

まとめ

内定を出してくれた企業に、内定辞退をすることは心苦しく感じるかもしれません。しかし、マナーをしっかり守ることで相手に不快な思いをさせずに伝えることができます。

誠意をある対応をし、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。