会社では、「目標設定」を求められることがありますが、事務職は他の職種と異なり数値を用いて目標を設定することが難しく頭を悩ませる方もいるでしょう。

この記事では、事務職の目標設定を行う重要性や目標の作り方を紹介します。

事務職の目標設定とは？

目標設定とは、「目的達成をするために必要な行動や方針を定めること」です。
事務職の場合は目的を数値化しづらいこともあり、”効率化”や”新しいツールや制度の導入”などがあげられるケースも多いでしょう。その場合は、「時間の短縮」「工程数の削減」など、数値で表せる内容にする方法もありますよ。

目標設定の重要性

”目標設定をすることは、時間がかかるからやらない方がよいのでは？”と思う方もいるかもしれませんが、行うメリットは下記の通り多くあります。

• やるべきことを段階的に行えるので、スムーズに目的達成しやすい
• 達成するまでの時間コストが把握しやすいため、コスト削減に繋がる
• 達成感が得られやすい
• モチベーション維持に繋がる
• 前向きな気持ちで業務を進められる
• 業務効率化に繋がる

1人ひとりが適切な目標設定を行えるようになると、会社全体の仕事の質が上がるでしょう。

目標設定のやり方

やみくもに、目標を探してもなかなか見つけにくいもの。なぜなら、目標設定は今の状況を客観視するスキルが必要なため、慣れるまでは難しいのです。
目標設定をする前に、下記の2つの段階を踏むと整理されて分かりやすいですよ。

担当している業務の把握

まずは、業務全体を把握しましょう。
事務職の仕事内容は沢山ありますので、毎日のルーティンとして習慣化されているものは気づきにくい可能性もあります。実際に書き出してみると、分かりやすいですよ。

業務の改善点・反省点

業務の把握を終えたら、”改善できるところ”や”うまく出来なかった反省点”を出しましょう。
日々の業務を細分化してみることで、目標が見つけやすくなりますよ。

目標設定にはSMARTの法則を活用しよう

「SMARTの法則」は、1981年にジョージ・T・ドラン博士が提唱した法則。
ビジネスの場で目標を立てる時によく使われている定番の法則です。40年以上前に提唱された法則ですが、今でも多くの企業で使われています。目標設定の基本原則を意識することで、明確な目標が見つけやすいですよ。

SMARTの法則は、次の通りです。

大まかな目標設定ができたら、5つの要素を活用します。
全ての要素が当てはまる必要はありませんが、自分にあった基準を採用するようにしましょう。

下記のような表に書き出すと、分かりやすいですよ。

目標設定の具体例

文章にする時は、「いつまでに」「何を」「どのように」という書き方をすると、スッキリとした簡潔な内容になりますよ。
目標設定は、下記のような例があります。

• 来月から○○の作業の見直しを行い、部署の総工数を月間平均100時間削減する。
• 今月から作成した書類はダブルチェックを行い、誤字・脱字を0にする。
• 今週から備品の使い方を見直し、備品の経費を昨年比5％削減する。
• 来月から1日15分○○について勉強をして知識をつける。

目標設定をする時の注意点

目標の量は多くても3つ程度にする

複数の改善点や反省点が見つかったとはいえ、1度に沢山の目標を設定することはおすすめできません。なぜなら、全てに意識が回らず中途半端になってしまう可能性が高いからです。
まずは、1つでも良いので優先順位が高いものから「小さな目標」を作り、達成させることに注力しましょう。

大きすぎる目標を作らない

やる気があることでつい大きい目標を作りたくなりますが、あまりにも実現が難しい目標は意味のないものになってしまいます。また、目標の時期に関しても1年先など遠いと、モチベーション維持が難しくなります。
もしも少し大きい目標を設定した時は、出来るだけ具体的なアクションプランを決めて、行動できるようにしましょう！

まとめ

事務職の目標設定について解説しました。
目標設定は、慣れないうちは大変に感じるかもしれません。しかし、自分にあった目標を設定できるようになると、業務がスムーズになり優先順位もつけやすくなるでしょう。

小さな目標を達成する経験を繰り返して、自信をつけられると良いですね！